05 Mar 10 Consejos para preparar presentaciones eficaces

Comunicación eficaz en la empresa en Asturias

Muchos de los alumnos de ESSOC, en sus cursos de comunicación eficaz en la empresa en Asturias, las usan. Algunos las dominan. Hablamos de las presentaciones digitales. Programas como el casi hegemónico Power Point son herramientas de gran valor como apoyo a las exposiciones orales en la empresa, en conferencias o en la preparación de ponencias para su presentación en público en cualquier ámbito.

Mejorar las competencias en el uso y aprovechamiento de estas herramientas nos brinda una oportunidad excelente de dotar a nuestro discurso del impulso necesario para ir un paso más allá y ganar a nuestra audiencia. Unas competencias, que en nuestros cursos de oratoria en Oviedo procuramos potenciar y que debe poseer todo aquel que aspire a destacar y a captar y mantener la atención de su auditorio, en una exposición oral.

1.El diseño como aliado

Si te encargas tu mismo, el diseño puede pecar de recargado o distraer la atención en lugar de fijarla en el hablante. Si no eres un profesional del diseño opta por el minimalismo. A menos diseño, menos probabilidad de cometer errores o de caer en estridencias. No hay que olvidar que lo que el público visualiza es una extensión y, a la vez, un apoyo, de lo que dice la persona que realiza la presentación.

2. Fija objetivos para cada diapositiva

Planificar la presentación nos permite fijar una serie de objetivos temáticos para cada diapositiva o bloque de diapositivas. Hay que preguntarse si cada una de ellas es necesaria, o sólo de relleno. Si sirve de apoyo a la exposición o es un mero divertimento. El fin no es exhibir conocimiento por parte de quien realiza la presentación en público de su discurso, sino mover a la audiencia a la acción. Aunque también pueden utilizarse diapositivas como escape momentáneo para relajar a la audiencia.

3. Dibuja bocetos

Hacer un esbozo del contenido de cada diapositiva para plantear la distribución de contenidos, nos ahorrará tiempo. Pues nos permite hacernos una idea de la composición y el efecto visual antes de hacerla y rehacerla varias veces en el ordenador. Éste es un consejo que despierta reticencias de algunos alumnos de nuestros cursos de oratoria en Oviedo. Arguyen que es duplicar el trabajo. Sin embargo, una presentación eficaz requiere ser trabajada. Además, remachar las ideas nunca es malo y contribuye a fijar la presentación oral en nuestra memoria.

4. Planifica los tiempos

Las diapositivas deben guardar una correlación con la exposición oral. Hay que calcular su número y contenido en función del tiempo disponible para la exposición. Si no, nos podemos ver obligados a hacer un pase ultrarrápido los últimos 3 o 2 minutos o llegaremos al final demasiado pronto. Y muchas veces el tiempo para preguntas o interacción con el público suele ser inferior al estimado. Cualquier presentación de empresa o ponencia debe terminar en su justo momento.

5. Mantén la coherencia gráfica

El uso de leitmotivs gráficos, con pequeños elementos parecidos que se van repitiendo otorga cohesión a la presentación y la dota de coherencia interna. Los cambios abruptos de diseño de una a otra diapositiva además generan una sensación de ruptura en el discurso que puede dificultar su seguimiento o debilitar el hilo argumental.

6. Crea dos versiones de la presentación

La presentación pensada para servir de soporte a una exposición oral no puede ser la misma que la que vamos a enviar por e-mail. Ha de ser más breve. Lo mejor es planificar primero las diapositivas que acompañarán a nuestra exposición pública y luego ampliarla con el contenido que entendemos que es necesario reforzar o que es más difícil retener, o de mayor relevancia.

7. Cuida la tipografía

La tipografía, como elemento del diseño influye en la legibilidad. Y favorece también la estructuración de las ideas. No deben mezclarse efectos redundantes como negrita, cursiva o mayúsculas y subrayado. Tampoco es aconsejable mezclar tipografías salvo cuando resulte necesario para diferenciar claramente las ideas o si se trata de ejemplos diferentes que nos interesa destacar.

8. Utiliza bloques visuales

En el empleo de gráfico y textos hay que emplear los recursos de todo maquetador gráfico. La vista siempre se dirige primero arriba a la derecha, aunque puede ser algo errática en función de los espacios en blanco. Utiliza estos espacios para separar la información en bloques aunque estos no resulten muy evidentes. Ayudará a su comprensión y a la mejor transmisión de las ideas de cada bloque. Mientras escuchan tu discurso, los presentes lo verán mucho más claro.

9 Usa patrones de composición

La coherencia en el diseño permite reconocer la ubicación de los elementos importantes del mensaje rápidamente: el título arriba, los gráficos en las mismas posiciones, etc. Mientras escuchan tu discurso, los presentes lo verán mucho más claro si la pantalla les ofrece un refuerzo nítido y reconocible de lo que estamos diciendo.

10 Explota los colores, pero sin pasarte

Aprovechar los colores para destacar la información que nos interesa es un buen medio de lograr mayor impacto. Sin embargo, si no somos diseñadores, es mejor no arriesgarse y utilizar sólo colores que estén dentro de la misma gama, evitando sobrecargar la vista o desviar en exceso la atención del auditorio.

De este modo, una vez trabajada la presentación, sólo nos queda…empezar a hablar. La elocuencia es una habilidad muy personal, pero un buen apoyo visual siempre aporta seguridad al hablar en público. Y eso es algo que siempre se agradece.